2020.09.04電子カルテ

電子カルテや紙カルテで定められている保管期間5年について解説

電子カルテや紙のカルテなどの診療録には、保存期間が定められています。

その保存期間と、紙のカルテから電子カルテへの移行時の注意点についてご説明します。

診療録の保存義務と開示について

診療録＝カルテには保存義務があります。

この保存義務は5年と定められていて、その完結の日から5年を経過する前に破棄することは認められていません。

治療を継続している間はこの5年の期間にはカウントされず、その完結の日から5年のカウントがスタートします。

そのため、治療が長期間にわたった場合、治療開始から5年が過ぎた場合でもそれ以前の医療記録が失われることはありません。

また、カルテ以外の処方箋や透析記録・レントゲン写真などの記録は3年の保存義務があります。

この3年、5年の決まりを破った場合、ペナルティとして50万円以下の罰金が科せられることになります。

他にも、新鮮凍結人血漿・人免疫グロブリンなどの特定生物由来製品に関しては、20年の保管期間があります。

もし、感染症が発生した場合に迅速に対応することができるよう、また原因究明ができるよう設けられている期間です。

保管期間のルールについては、医師法24条や療養担当規則第9条に明記されていますので詳しくはそちらを確認するようにすると良いでしょう。

既存のカルテのデータ化について

クリニックの新規立ち上げをする場合は、特に問題ありません。

ただ、今まで紙のカルテを使っていて、新たに電子カルテに切り替える場合には、保管期間内の電子カルテについてはデータ化をする必要があります。

データ化をする方法はいくつかあります。

そのうち、主流となる方法は、「オートフィード式」「スタンド式」「フラットベット式」の3つです。

オートフィード式

複数枚を順番に流してスキャンしていくのが、オートフィード式です。

近年は、画質が高まり読み取り精度も高くなっているので、このオートフィード式の人気が高まっています。

 

スタンド式

スタンド式は、スキャナの価格が安価であることが魅力です。

しかし、ページを送りながら作業を行うことになるので、少々手間のかかるやり方であると言えます。

 

フラットベット式

昔ながらの方法が、このフラットベット式です。

1枚ずつ挟んでスキャンしていくため、手間も時間もかかってしまうやり方です。

 

他の方法としては、専門業者にスキャンを依頼するという方法もあります。

カルテは個人情報の塊なので、専門業者に依頼する場合は業者選びを念入りに行わなければいけません。

値段と信頼の両方を十分に見極める必要があるでしょう。

データ化したカルテは、「保管期間内のもの」と「保管期間外のもの」とに分けて管理しましょう。

保管期間内のものはそのまま、保管期間を過ぎているものに関しては圧縮して管理しておくようにすると、クラウドの容量がパンクしてしまうことも少なくなるでしょう。

データ化した後のカルテ破棄方法について

データ化が終わると、紙のカルテは破棄することになります。

個人情報の塊である紙カルテの破棄には細心の注意が必要です。

カルテに書かれている情報の流出は、プライバシー違反・医師法違反となります。

罰金も支払う必要がありますし、何より多くの患者さんや地域住民からの信頼を失ってしまうことになるでしょう。

クリニックで処分をする場合は、必ずシュレッダーで細かく裁断したうえで破棄するようにしてください。

また、業者に依頼するという方法もあります。

業者に依頼する場合、プライバシーマークを所持していてなおかつ書類の溶解や裁断を目の前で行ってくれる業者に依頼するようにしましょう。

おわりに

診療録の保存期間についてご説明しました。

医療情報はその種類によって、5年・3年・20年などの保存期間が定められています。

保存期間の内外を問わず、電子カルテを導入する際にも情報管理はしっかりとするように心がけましょう。

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