2020.07.16電子カルテ

クラウド型電子カルテ導入の手順・流れについてご紹介

クラウド型電子カルテは、数多くのクリニックに導入され、近年注目が集まっています。

では、クラウド型電子カルテは具体的にはどのような流れで導入されるのでしょうか。

今回は導入の際の手順と、押さえておきたいポイントについてご紹介します。

電子カルテ導入前の検討
発注から運用までの流れ
運用後のポイント：登録内容などの見直し
運用後のポイント：システムダウンへの対策
おわりに

電子カルテ導入前の検討

クラウド型電子カルテの良さを最大限に引き出すためには、導入前にしっかりと検討を重ねることが重要です。中でも大切なのは、導入目的を明確にしておくことです。

電子カルテを使って何をしたいのか、どういった問題を解決したいのかを洗い出しておきましょう。ここが漠然としていると、必要な機能が何なのかわかりませんし、かえって業務が複雑化するなんてことにもなりかねません。もう一つ考えておきたいのは予算の問題です。

電子カルテは導入時にそれなりに大きな額の初期費用が必要になります。ただ、電子カルテにかかる費用は、初期費用だけではありません。電子カルテを運用していくための維持費用がかかります。

維持費用については「どういったサポートが受けられるか」という部分とセットで考えておくとよいでしょう。

これらのことを踏まえたうえでメーカーごとのデモなどを見て、候補を絞っていくことが大切です。

発注から運用までの流れ

電子カルテを導入する際の大まかな手順です。発注から開業し運用が始まるまでどういう作業が必要かを押さえておきましょう。

■発注

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■マスタ打ち合わせ、作り込み

各種マスタを整理するのは手間のかかる作業ですが、この期間でしっかりとマスタをそろえておけば、稼働時の混乱が少なくなります。

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■機器搬入、連携試験

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■操作練習

繰り返し練習をおこない、マスタの微調整、運用ルールの取り決めなどをおこないます。

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■模擬診療

模擬診療をおこない、その結果を踏まえてマスタの微調整をおこないます。

ここでも問題点を洗い出し、必要に応じて設定変更や運用ルール変更をおこない、開業に備えることが大切です。

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■開業

発注から運用開始までに十分な準備期間を設けないと、導入の段階でつまずくことになりかねませんので、余裕を持ってスケジュールを組んでおくことが大切です。

運用後のポイント：登録内容などの見直し

開業し運用がスタートした後は、登録内容の見直しを行って、クラウド型電子カルテをより現場に合った形に最適化していきましょう。

処方のセット化や病名のセット登録など、実際に運用しながら見直していくことで、診療の効率化を図ることができます。

また、登録内容の見直しや運用ルールの見直しをトップダウンで行うだけでなく、スタッフなどの意見も取り入れることで、全員が使いやすいシステムを作っていくことが大切です。

運用後のポイント：システムダウンへの対策

電子カルテは万能ではないため、当然弱点もあります。予期せぬ動作不良や、システムそのものがダウンしてしまう可能性は考えておかなければならないのです。

バックアップを取っておくのはもちろんのこと、万が一復旧に時間がかかってしまう場合なども想定して、オフラインでも会計や処方箋発行が行えるような準備をするなど、しっかりと対策を講じておきましょう。

また、こういった「もしもの事態」を想定して、サポート体制が充実しているメーカーを予め選んでおくことも大切です。

おわりに

院内サーバーを設置する必要のないクラウド型電子カルテですが、導入までには正しい手順を踏んだ準備期間が必要となります。

また、導入後にスムーズな運用を行うためにも、操作練習やマスタの調整、運用ルールの取り決めはしっかりと行っておくことが重要です。

手順と流れを押さえることで、余計なトラブルのない導入をおこないましょう。

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株式会社ユヤマ

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