導入事例ハイライト

POINT1：【選定のポイント】手書き入力のしやすさとサポート力が決め手
1) キーボード操作が苦手な先代院長のこともあり手書き入力感覚で書き上げるカルテが良かった
2) 運用中でも心強いサポート力
POINT2：【導入後の活用と効果】3つの診療科、それぞれの使い方と生まれたメリット
1)  診療科に合わせたカスタマイズが使いやすさのカギ
2)  受付・会計業務の負担が大幅に軽減し、精神的負担とミスも減った
3)  BrainBoxV-Ⅳにバージョンアップしてからは、事務スタッフから「さらに楽になった」との声も
POINT3：【ユヤマのここがスゴイ！】制度変更から日常業務上のトラブル対応まで、担当者がすぐに駆け付ける

まずは伊藤医院様の歴史や特徴について教えていただけますか？

当院は祖父が開業し、祖父と父の代から地域医療を支えてきました。今とは少し離れた場所で開業しており、一度移転しています。現在は私、私の父、そして妻の3人で3つの診療科（内科・整形外科・小児科）を標榜し運営しています。
当院を受診される患者層は、千葉県成田市という土地柄もありますが、昔からこの地域にお住まいの高齢の農家の方や宅地開拓が進んだことから比較的若めでお子様がいる世代、そして空港関連施設で働く若い世代や外国人労働者の方まで幅広いですね。診療科が3つあること、幅広い年齢層の患者様が多いことが、当院の特徴かもしれません。

電子カルテ導入のきっかけはどのようなことだったのでしょうか？

当院のカルテを電子化したのは、今から十数年ほど前です。その前は、他社のレセコンだけを導入していました。私自身が以前の勤務先で電子カルテの利便性を実感していたという背景もありますが、当院の移転を機に導入を検討しました。そこで、医師だけでなく事務スタッフのレセプト業務も効率化できると考え、電子カルテの導入に至りました。

伊藤医院様では長年にわたって紙カルテを利用されてきたと思いますが、課題がありましたか？

紙のカルテには、大きく3つの課題があったのではないでしょうか。
1つ目は、「保管スペースの問題」です。カルテは法律上、5年間の保存義務がありますが、電子カルテならそのスペースは必要なくなります。
2つ目は、「情報共有の非効率性」です。紙カルテの場合、前回と同じ処方の患者様に対しては「Rp. Do」としか書かないこともあるので、過去の処方内容の確認に時間がかかっていました。また、私自身あまり字がきれいではないので、文字の判読性が低いという問題もありました。電子カルテは過去の処方をコピー＆ペーストできるので、処方間違いが少なくなりますし、誰が見ても読みやすい画面は良いですよね。
3つ目の課題は、「請求業務の負担」です。事務スタッフからは、電子カルテになったことで「レセプトの確認作業で以前よりチェックの取りこぼしが少なくなった、やりやすい」という話を聞いています。私から見ても、前と比べて請求の抜けが減ったと感じています。

実際にYUYAMAの電子カルテを導入された理由を教えてください。

決め手は、手書きできるスペースが広かったことです。先代院長、つまり私の父ですが、年齢的なこともあり導入当初はキーボード操作が苦手でした。YUYAMAの電子カルテは、先代院長も「紙カルテと同様に、手書きで書けるスペースが多くあるのがいい」と言っており、手書き入力で書き上げることができるという点が決め手となりました。
整形外科はキーボード入力もありますが、シェーマに手書きで患者様の状態などを追加することも多い診療科です。YUYAMAの電子カルテは液晶ペンタブレットで直接書き込めるスペースが広かったため、紙カルテからの移行がスムーズだと判断しました。

他に、BrainBoxを導入して良かったなと感じておられることはありますか？

YUYAMAのサポートが良くて。電子カルテ導入時、診療科ごとに使いやすくなるよう、画面のカスタマイズ（設定）にも丁寧に対応してくれました。何より、困ったときにはすぐにかけつけてくれます。一番は、やっぱりこのサポートですね。トラブル時の手厚いサポートは助かっています。

それぞれの診療科での使い方、活用法について具体的にお聞きしたいです。

内科・消化器内科では、胃カメラやエコーの検査項目をショートカット機能に入れています。生活習慣病の慢性的な疾患をお持ちの高齢患者様も多くなってきているので、検査項目を見やすいところへ配置しています。
整形外科では、検査項目やX線撮影の部位を選択しやすいようにショートカット機能へセッティングしたり、骨のシェーマなどを入れてもらったりしています。
小児科では、感染症の検査項目をショートカットですぐに呼び出せるようにしています。
事務も同様に、小児科のワクチンに関する項目をすぐ使えるように配置しています。内科・消化器内科用、整形外科用、事務用に導入当初から使いやすいようカスタマイズしてもらいました。後で付け足してもらった機能もあります。事務ではさらに、レセプトでの数字の読み違いや抜け、「前回処方」の遡りがなくなり、入力に対する手間もかからなくなりました。事務スタッフからは、「（BrainBoxV-ⅢからV-Ⅳに）バージョンアップしてから特に楽になった」という話も聞きます。

受付・会計業務においては、どのような機能を活用されていますか？

BrainBoxV-Ⅳで新しく追加された「次回カルテ機能」は、診察終了後、IDだけで次回の予約枠（仮カルテ）が作成できるので、受付での予約業務がスムーズになりました。また、会計処理の一括化・自動化により、 以前は毎日行っていた会計処理も月末締めで一括設定をかければ未処理の請求が一気に処理できるようになりました。その結果、領収書が月末にまとめて全部作れるようになりましたし、窓口集計とレセプト集計が自動で出ることで手計算の必要がなくなったので、事務や会計の精神的負担とミスが大幅に軽減しました。

現場の医師が求めるさらなる機能改善など、今後への期待はありますか？

診療の全体的な流れを電子カルテ化しているということもあり、概ね満足していますが、使っていて気づいたことや期待することが3つあります。
1つ目は、「検索性の向上」です。紙のカルテだとパラパラめくって目的の情報にたどりつけますが、電子カルテだと過去のカルテを見返すときに1ページずつスクロールしなければいけないので、一気にスクロールできるような機能があると便利ですね。過去の診療記録へ瞬時にアクセスできるような検索機能も、今より強化されるとありがたいです。
2つ目は、「薬剤変更の可視化」です。特に経過が長い患者様など、いつどのような状況で薬剤を変更・開始したかが一目でわかる、「しおり機能」が実装されたらいいなと思います。
3つ目は、「小児科向けの機能強化」です。患児様は、体重によって薬剤の処方量を細かく計算する必要があります。体重換算の自動計算機能について、今後、さらに多くの薬剤に対応してくれるともっと計算が楽になりますね。

 

当社では、クリニック様の課題に寄り添い、共に解決を目指すパートナーとして万全のサポート体制を提供しています。先ほどもYUYAMAのサポート力を評価いただいていましたが、具体的なエピソードがあれば教えてください。

電子カルテ導入時にも、YUYAMAの担当者にはだいぶ助けられました。特に、画面のフリーズや操作不明点など、トラブル発生時の迅速な対応を高く評価しています。マイナ保険証のオンライン資格確認のやり方も、医師から説明するというよりは、YUYAMAの担当者に足しげく通ってもらってスタッフに教育してもらいました。
今の担当者は、当院の担当になった当初はまだ車に初心者マークがついていたんですよ。それでも何かトラブルがあると、初心者マークをつけた車で頑張って通ってくれましたね。最近も電子処方箋やマイナ保険証関連でトラブルがありましたが、たびたび来てもらって何が悪いのか調べて対応してくれています。

電子カルテ導入を検討中の先生方へメッセージをお願いします。

YUYAMAの電子カルテは絵を描けるフリースペースが広いので、整形外科はもちろん、内科や小児科、あとは「皮疹の部位を記録したい」など、絵を描いて記録したい先生に合うと思います。もしくは、ある程度決まったフォーマットを活用したいとか、選択項目にチェックを入れればいいだけになっているとか、直感的に電子カルテを操作したい先生にとってもYUYAMAの電子カルテは使いやすいかなと思います。

お忙しい中、本日はありがとうございました。

 

電子カルテの導入は、業務効率化だけでなく、医療の安全性向上にも繋がります。伊藤医院様が選定理由として挙げておられるように、PC操作やキーボード入力が苦手でも、BrainBoxの手書き機能やYUYAMAの手厚いサポートでカバーすることが可能です。電子カルテシステムの選定にあたっては、自院の診療スタイルに合わせてカスタマイズできるかどうか、必要な機能が過不足なく含まれているか、メーカーのサポート力は十分かなどを比較検討する。また、他の医師やスタッフにも相談し、全員のITスキルに合わせた直感的に使いやすいシステムを選ぶことも大切です。