2025.09.10電子カルテ

電子カルテの使い方は難しい？初心者でも安心の操作ガイド

令和5年度に行われた厚生労働省の調査によると、一般診療所における電子カルテの普及率は55.0％に達しました。さらに、政府が掲げる「医療DX令和ビジョン2030」によると、2030年までにおおむねすべての医療機関で電子カルテの導入を目指すとされています。※1、2

カルテの電子化はクリニック経営における重要なテーマですが、「長年使い慣れた紙カルテからの切り替えは難しそう」「パソコンが得意ではないので、電子カルテの操作に不安がある」といった理由で、電子カルテの導入を躊躇されている先生方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、近年の電子カルテは、パソコン操作が不安な方でも直感的に操作できるよう工夫されており、導入時にはメーカーの手厚いサポートも受けられます。電子カルテは紙カルテにはない便利な機能を備えており、適切に活用すれば入力作業の負担を大幅に軽減できます。

本記事では、一般的な電子カルテについて、主な便利機能やスムーズに使いこなすためのポイントをご紹介します。

診療録入力を効率化する電子カルテの便利機能

電子カルテには、診療録（カルテ）の入力をサポートするさまざまな機能があります。これらを活用すれば、パソコン操作やタイピングが苦手な方でも素早く正確にカルテを作成できます。カルテ入力を効率化する主な便利機能をご紹介します。

定型文・テンプレート機能

よく使う文章や処置のパターンを「テンプレート」として登録しておくことができる機能です。例えば、「感冒」のテンプレートとして典型的な所見や処方内容を登録しておけば、診察時にワンクリックで呼び出し、患者の症状に合わせて微調整するだけでカルテへの記入が完成します。よく使う言葉やフレーズを定型文として登録しておけば、長文や専門用語なども選択するだけで入力できます。また、画面上に用意されたチェックボックスを選択したり、数値を入力したりするだけでカルテ記載を完了できるシステムもあり、キーボード入力が苦手でも安心です。

さらに、診察時だけではなく、文書作成においてもテンプレート機能は役立ちます。検査説明書や同意書、診療情報提供書など、ある程度書式が決まっているものを登録しておけば、医師の手間だけではなく患者の待ち時間も短縮でき、患者満足度向上にも役立ちます。

過去カルテからのコピー（Do機能）

過去の診療内容を引用して今回のカルテに反映できる機能です。「Do入力」や「Do処方」とも呼ばれており、特に高血圧や糖尿病などの慢性疾患で定期的に同じ処方を行うケースで効果を発揮します。過去のカルテ内容をコピーして必要な部分だけを編集できるため、入力の手間を格段に減らせます。過去の処方歴をコピーすることで、薬剤名や薬剤量の入力ミスも減らせます。

音声入力

パソコンに接続されたマイクに向かって話すだけで、電子カルテに文字起こしできる音声入力機能です。一般的には放射線科の読影などでよく利用される機能ですが、近年は医療用の辞書機能などが飛躍的に進化し、専門的な医療用語の文字起こしの精度も高くなりました。医師が患者と対話しながら同時にカルテを記録するといった使い方も可能となるため、「先生がパソコン画面ばかり見て話を聞いてくれない」といった患者の不満解消にも役立ちます。長文の所見も口述でスピーディーに入力でき、キーボード入力より早く記録を残せるケースもあります。

ただし、誤変換がないかの確認は必要です。音声入力に頼りきりにならず、必ず内容をチェックしましょう。また、専用マイクなど周辺機器の使い方に慣れる必要もあります。

手書き入力・タッチ操作

ペンタブレットやタッチペンを使って、画面上に直接手書きで入力できる機能です。特に人体図（シェーマ）上に所見を直接書き込める機能は、言葉で説明してもなかなか伝わりにくい場合に絵を使って説明できるため、診療の質と効率が大きく向上します。紙に書く感覚で記録できるため、パソコン操作に不慣れな方でも取り組みやすいでしょう。簡単な処方なら、タッチペンでドラッグ＆ドロップをして入力することもできます。

予測変換・選択入力機能

入力内容に応じて考えられる病名や処置名を自動提案する機能や、過去に入力した履歴を候補として表示させることで、何度も同じ内容を入力する手間を省略できる機能もあります。

また、問診内容から該当する疾患名の候補をAIが予測してリストで表示させる機能や、疾患名から適切な検査や処置、薬剤名まで予測して提案する機能をもつ電子カルテもあります。

関連記事：AIで進化するWeb問診：メリットと課題、クリニックに最適なシステムの選び方を解説

検索機能

患者名や日付などで素早く過去のカルテを検索し、必要な情報をすぐ画面に表示する機能です。

紙カルテの場合、過去のカルテや検査結果を閲覧したいときは膨大なファイルの中から探し出す手間がありました。電子カルテは紙カルテと異なり、検索機能を使って必要な情報をすぐに画面に表示できます。また、院内の複数端末から同時にカルテを閲覧できるため、医師が診察中に看護師が別室で過去の検査結果を確認するといった連携もスムーズです。

オーダー業務やレセプト業務を効率化する電子カルテの機能

電子カルテはカルテ記録だけでなく、処方や検査オーダーの入力もスムーズにします。紙カルテの場合、処方箋や検査依頼票には1オーダー分しか記載できず、同じ患者に対して別の日に同じオーダーをする際には、繰り返し記載する必要がありました。電子カルテでは、一度入力したオーダー情報を有効活用できるため、業務効率化につながります。また、処方内容やレセプトの内容をチェックする機能も有しており、診療や処方、クリニック経営を多面的に支援します。

オーダーセットの登録

頻繁に使う処方や検査の組み合わせは、「オーダーセット」として登録できます。例えば、「高血圧セット」や「インフルエンザセット」など、疾患ごとに必要な検査項目と初期処方をまとめて登録しておくことで、オーダー入力の時間を大幅に短縮できます。診察時は、それらのセットを呼び出して必要に応じて微調整するだけなので、毎回個別に検査や処方内容を入力する手間が省けます。

過去オーダーの再利用

前回と同じ処方を出す場合、過去のオーダー履歴をコピーして再利用することができます。電子カルテ上で前回の処方内容を参照し「今回も同じ処方を適用」といった操作を行えば、入力漏れや選択ミスを防ぎながら時間短縮ができます。特に、慢性疾患で定期的に同じ薬を処方するケースでは、薬剤の検索や入力作業にかかる時間を短縮できます。

処方内容の自動チェック機能

処方内容を入力する際、電子カルテが薬の飲み合わせ（相互作用）や投与量を自動でチェックし、必要に応じてアラートを出す機能です。患者のアレルギー情報や併用禁忌薬のチェック、年齢に応じた用量の確認などが瞬時に行われるため、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

レセプトのチェック機能

入力された処方や処置に対し、保険診療で認められる病名が登録されていない場合に警告を表示する機能です。病名の記載漏れや重複などをシステムでチェックすることで、レセプト業務を効率化し、レセプトの返戻や減点を防ぎます。

院内システムや医療機器との連携機能

電子カルテは、他の院内システムや医療機器と連携することで、さらに真価を発揮します。例えば、検査会社とのオンライン連携によるオーダー・結果受信を電子カルテ上に表示するほか、自動精算機との連携により会計業務を効率化することもできます。また、電子カルテによっては、院内の自動分包機へ直接処方データを送信して調剤業務までをシームレスにつなげることができるものもあります。紙の指示書を介した手作業がなくなり、業務効率と安全性が飛躍的に向上します。

関連記事：電子カルテドクターリポート かみや内科クリニック様

電子カルテはタブレットやスマホでも使える？

「電子カルテはパソコンの画面で操作するもの」というイメージがありますが、近年はタブレット端末やスマートフォンで利用できる電子カルテも増えています。診察室のパソコン画面に縛られることなく、院内のさまざまな場所や往診先などから患者情報に安全にアクセスできることは、大きなメリットです。

例えば、診察室で電子カルテ画面を操作した後、処置室へ移動した際にタブレットで患者のアレルギー情報を再確認することができます。訪問診療においては、往診先で過去の処方履歴を参照しながら診療を行ったり、その場で診療内容を記録したりすることができます。

小さな画面での操作に不安を感じるかもしれませんが、タブレット対応の電子カルテは画面レイアウトやボタン配置がモバイル用に最適化されています。タブレットとタッチペンを組み合わせれば、指先やペンで直感的に操作でき、紙に書くような感覚でカルテ入力や簡単なシェーマ描画が可能です。検査画像の画面やシェーマを患者に直接見せながら書き込むことができ、患者説明もスムーズに行えます。

なお、当社の無床診療所様向け電子カルテ「BrainBox」シリーズでは、オプションとして、WEBブラウザで動作する「BrainBox Mobile Client（BMC）」を提供しています。インストール不要のWEBカルテアプリケーションで、BrainBoxV-IVやBrainBox CloudⅡとの互換性もあります。Windows、Mac、iPad、Androidに対応しており、タブレットやスマホ、ノートPCなどで情報を閲覧することができます。なお、データベースライセンスは1つに対して5台まで利用可能で、アプリライセンスは１台につき１つ発生します。

電子カルテをスムーズに導入・運用するためのポイント

電子カルテを最大限に活用するには、導入時の準備と運用体制も重要です。電子カルテをスムーズに導入し、運用するためのポイントを4つご紹介します。

スタッフ全員で操作に慣れる

電子カルテを選定する際は、医師だけでなく、看護師や医療事務などすべてのスタッフにデモンストレーションやトライアルに参加してもらうのがおすすめです。現場目線の意見を幅広く聞き、メーカーの担当者に要望を伝えることが成功の鍵です。導入が決まったら、事前に操作練習の機会を設け、試用版やテスト患者で入力練習しておくと安心です。

紙カルテからの移行計画

紙カルテから電子カルテに切り替える場合は、過去の紙カルテをどう扱うか、事前に計画を立てます。選択肢としては、主に以下の3つが考えられます。

1. 新患から電子カルテ化し、再診患者は来院時に紙カルテを参照する
2. 来院した患者の分からスキャンして段階的に電子化する
3. すべての紙カルテをスキャンして完全電子化する

なお、クリニックを新規開業する際に最初から電子カルテを導入する場合は、蓄積した過去の紙カルテがないため、移行計画を考える必要はありません。クリニックの状況に合わせて、最適な方法を検討することが大切です。

関連記事：紙カルテ運用の電子化について解説

トラブル時の対応策を周知

万が一、システム障害や停電などが起こった場合に備えて、以下の準備をしておきましょう。

1. 一時的に診療や処方を記録する紙の書式（2号用紙、処方箋用紙など）の準備
2. サーバー用の無停電電源装置（UPS）の設置
3. メーカーの緊急連絡先をまとめた連絡網の整備

こうした具体的な対策をマニュアルに明記し、スタッフ全員で対応手順を共有したり、あらかじめ訓練したりすることで、慌てずに対応できます。地震や洪水などの災害や、それに伴う停電・通信障害のほか、電子カルテメーカー側のシステム障害や院内機器の故障・トラブルなど、万が一の事態においても診療が滞らないよう、備えておくことが大切です。

なお、厚生労働省によって災害拠点病院における事業継続計画（BCP）の策定はすでに義務化されており、それ以外の医療施設においても策定が推奨されています。※3

メーカーのサポートを活用

電子カルテメーカーの多くは、導入時の操作説明や導入後のサポート体制を整えています。不明点があれば、コールセンターや担当者に積極的に相談しましょう。遠隔操作でのトラブル対応や、定期的なソフトウェア更新、セキュリティ対策もメーカーが担ってくれる場合が多いです。

サポート体制が優れたメーカーを選ぶことで、ITに詳しくなくても安心して電子カルテを導入・運用できます。なお、メーカーのサポートは導入時だけでなく、導入後のトラブルや法改正・診療報酬改定に伴う対応、新しいスタッフへの操作説明など、多岐にわたります。メーカーのサポート体制の充実度も、電子カルテを選択する際の重要な比較項目といえます。

初心者も安心！ユヤマの電子カルテ「BrainBox」のご紹介

「パソコン操作に不慣れなスタッフもいるので、タイピングする箇所やクリック数が多いと、かえって時間がかかりそうで心配…」
「処方内容のチェック機能には、どんなデータベースを使っているのか気になる」
「万が一のときに頼れるサポート体制がないと不安…」

電子カルテを導入する際、入力しやすさや使いやすさにこだわって選ばれる先生方も多いことでしょう。また、法改正や診療報酬改定、トラブルなど、さまざまな場面で信頼できる担当者がサポートしてくれるかどうかも重要な選択基準のひとつです。

当社が提供する無床診療所様向け電子カルテシステム「BrainBox」シリーズは、直感的かつ効率良く操作できる「ユヤマ・キーパッド」や、新世代医薬品総合データベース「MDbank®」を標準で搭載しています。

当社製品の使いやすさと、多くのクリニック様にご評価いただいているサポート体制についてご紹介します。

必要なときに必要なボタンだけを表示する「ユヤマ・キーパッド」

BrainBoxシリーズは、シンプルな画面設計と直感的な操作性が特長です。カルテ入力画面は、紙カルテ2号紙のイメージを踏襲しつつ、必要な情報が一目でわかるレイアウトになっており、初めて電子カルテに触れる方でも迷わず操作できます。

また、当社独自の「ユヤマ・キーパッド」は、必要なタイミングで必要なボタンのみを表示することで、より素早い入力を支援します。例えば、症状を入力する際は「発熱」や「腹痛」といった症状のボタンが、発症時期を入力する際は「昨日」「昨晩」などのボタンが表示されます。体温を入力する際はテンキー入力に自動で移行するため、素早く入力できます。

【症状入力画面の例】

【Plan入力画面の例】

きめ細かな処方支援を行う「MDbank®」

当社のBrainBoxシリーズは、医薬品総合データベース「MDbank®」を標準搭載しています。国際疾病分類；ICD-10に準拠し、疾患名と医薬品を関連づけて処方入力時に自動でチェックします。処方オーダー時の病名や処方禁忌病名のチェック、病名および患者様ごとの常用量の表示、併用禁忌や投与量オーバーの警告などを通して、安全な診療を後押しします。

関連記事：電子カルテドクターリポート えんどう耳鼻咽喉科クリニック様

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クリニック様ごとに専任営業を配置する充実のサポート体制

当社は全国各地に営業拠点およびアフターサービス拠点を構えているほか、専用コールセンターやチャットボット機能、リモートメンテナンスなど、さまざまな方法で問題を迅速に解決します。

さらに、当社ではクリニック様ごとに専任営業を配置し、必要に応じて現地訪問いたします。導入後も同じ担当者が責任を持ってクリニック様に寄り添い、日々の運用に伴走するサポート体制は、多くの先生方にご評価いただいています。

開業前には、知識豊富なインストラクターがクリニック様を訪問し、操作方法を丁寧にご説明します。また、開業後もスムーズに診療できるよう、開業から3日間は現地にて立ち会わせていただくのでご安心ください。

ユヤマの無床診療所様向け電子カルテシステム「BrainBox」シリーズについては、こちらの記事をご覧ください。

関連記事：【新製品】クラウド型電子カルテ BrainBox CloudⅡのご紹介

関連記事：BrainBox新シリーズ、BrainBoxV-Ⅳについてご紹介！

 

▶ まずはオンラインデモで、実際の操作感やサポート体制をご体験ください。

電子カルテの使い方に関するFAQ

入力・記録の効率化について

Q1：よく使う診療記録を簡単に呼び出す方法はありますか？（定型文・テンプレート機能）

A： はい、BrainBoxには診療科ごとの定型文テンプレート機能があります。ユーザーごとにカスタマイズも可能で、SOAP形式や慢性疾患の定型処理に活用いただけます。

Q2：過去のカルテから診療内容をそのままコピーできますか？（Do機能）

A：可能です。「Do機能」を使えば、過去の診療内容（診断・処方・指示など）をワンクリックで当日カルテにコピーできます。慢性疾患などの継続処方に便利です。

Q3：タブレット端末で手書き入力やタッチ操作はできますか？

A：はい、一部のタブレットPCではタッチ操作やペン入力に対応しております。

Q4：過去のカルテや検査結果などをすぐに探せますか？（検索機能）

A：はい、カルテ・処方・検査結果などを対象にした全文検索機能があります。キーワード入力で患者別・期間別に絞り込みが可能です。

オーダー管理について

Q5：よく使う検査や処方のセットを登録できますか？（オーダーセットの登録）

A：はい、登録できます。診療科・疾患別にオーダーセットを登録しておくことで、検査・処方・処置をまとめて指示できます。
（例：糖尿病初診セット、高血圧定期セットなど）

Q6：過去に出したオーダーを再利用したい場合はどうすればいいですか？（過去オーダーの再利用）

A：過去カルテ内のオーダー履歴から、ワンクリックで再オーダーできます。内容を微調整して再利用することで、入力の手間を省けます。

Q7：重複処方や禁忌薬のチェックは行われますか？（自動チェック機能）

A：はい、BrainBoxシリーズには医薬品総合データベース「MDbank®」を標準搭載しており、自動チェック機能によって、薬剤の重複・併用禁忌・用量超過などをリアルタイムで警告します。

導入支援について

Q8：医師以外のスタッフも使えますか？

A：可能です。医療事務や看護師用に権限設定されたユーザーIDを発行し、受付・問診・会計などの業務を分担できます。操作マニュアルも充実しています。

Q9：紙カルテからの移行はどのように進めればよいですか？

A：導入前に紙カルテの情報整理と分類を行い、最低限必要な情報のみデータ化することがポイントです。患者情報・初診日・診断履歴などを優先的に移行します。

トラブル・サポート対応について

Q10：操作中にトラブルが起きたらどうすればいいですか？

A：システムの再起動や、キャッシュクリアで改善することがあります。復旧しない場合は、当社サポートセンターへのご連絡をお願いします。緊急連絡先はマニュアル裏表紙にも記載しています。

Q11：ユヤマのサポート体制について知りたいです。

A：当社では、電話・リモート操作・訪問によるサポートが可能です。操作説明やアップデート情報も提供しており、クリニック様のスムーズな診療を「支える」体制が整っています。

電子カルテはクリニック運営を成功に導くパートナー

本記事では、電子カルテの使い方や主な便利機能についてご紹介しました。電子カルテの使い方は一見難しく感じるかもしれませんが、実際には豊富なサポート機能によって誰でも扱いやすい仕組みになっています。テンプレートや過去データの活用、音声入力などを組み合わせれば、紙カルテよりもスピーディーかつ正確に記録を残せることでしょう。サポート体制が充実しているメーカーを選ぶことで、さらに安心して使うことができます。これから開業される先生方、そしてさらなる業務効率化を目指す先生方にとって、電子カルテはクリニック運営を成功に導く心強いパートナーとなるはずです。

参考資料

※1 厚生労働省. 電子カルテシステム等の普及状況の推移
※2 厚生労働省 医政局. 医療DXの更なる推進について.
※3 厚生労働省. 医療施設の災害対応のための事業継続計画（BCP）