【電子カルテシステム入れ替え】これらのポイントを確認しましょう
電子カルテシステムを既に導入されている診療所では、電子カルテシステムの入れ替えを検討したことがあるという方もいるのではないでしょうか？
電子カルテは、サポート期限切れが原因で従来の電子カルテの後継型や他社製品に乗り換えることがあります。
また、期限内であっても、費用の問題や使い勝手の問題などで、入れ替えを断行されることもあります。
ただ、入れ替えると言っても簡単なことではありません。
電子カルテを入れ替えるには、どのようなポイントに注意すれば良いのでしょうか？
注意すべきポイントについて、こちらの記事では紹介してまいります。
電子カルテ入れ替え前の確認ポイント1 現在の電子カルテの契約期間
入れ替えを検討する際、最初に確認するべきは、現在契約中の電子カルテの契約期間、また途中解約時の違約金の有無や金額です。
これらの情報をもとに解約するかどうか、するにしてもいつするのかを決めると良いでしょう。
電子カルテ入れ替え前の確認ポイント2 データ抽出は可能か
電子カルテの情報の保存形式は、各電子カルテで共通化されているわけではありません。
それぞれのシステムが、個別の保存形式をとっています。
そのため、データ移行は簡単にできるというわけではありません。
それだけではなく、データの抽出や移行にもそのための追加費用が必要になります。
そしてその多くの場合、「現行システムのデータの全てを別のシステムに移行することはできない」という問題に直面します。
システムによっては、そもそもデータ抽出ができないというものもあります。
いざ乗り換えるというタイミングで、抽出ができず乗り換えができないということにならないよう、電子カルテシステム契約前にデータ抽出が可能かどうか、どのようなデータがどのような形式で取り出せるのかの確認をしておくようにしましょう。
電子カルテ入れ替え前の確認ポイント3 必要な機能は搭載されているか
事前に、どのような機能が必要なのかをしっかりと選定できていなかった場合にありがちなのがこのケースです。
デモを操作しているときには、この機能で十分だと感じていたにも関わらず、実際に導入した後に必要な機能が十分に備わっていないことに気づくケースがあります。
これまで使ってきたシステムで「あって当たり前」だと思って特に意識せずに使っていた機能が実はそうではなく、事前にそのことを確認していなかった為に「失ってはじめて気づいてしまう」のです。
また、機能がきちんと備わっていたとしても、使い勝手が悪くなり以前よりもうまく操作ができないということもあるでしょう。
入れ替えをすることで、操作性が向上する部分もあれば、低下する部分もあるかもしれません。
特によく操作する部分で操作性が低下することはないか、低下する部分はあるものの他に飛躍的に向上する部分が幾つかあり、全体としてよりよくなっているのかどうか、
他の部分に関しても、許容できないレベルで使い勝手が悪くなってしまうことはないか。
それらを確認しておくようにしましょう。
電子カルテ入れ替え前の確認ポイント4 オプションの費用
初回の見積もりの段階では費用が安かったにも関わらず、オプションを導入することで費用が高額になってしまうというケースもあります。
オプション一つ一つの費用についての確認もしっかりと行っておきましょう。
どのような内容がオプションになっていて、どれくらいの費用が必要なのか。
これらについて、しっかりと理解したうえで全体の費用について乗り換えるべきかどうか判断をするようにしましょう。
おわりに
電子カルテシステムの入れ替えは決して簡単なことではありません。
入れ替えを行うためのコストもあれば、手間もあります。
スムーズに入れ替えをすることができないということもあるでしょう。
また、実際に入れ替えた後も改めて新しいシステムに慣れる必要があります。
電子カルテシステムを入れ替えて終了というわけではなく、入れ替えたのちに新しい電子カルテの扱いに慣れ運用に乗るまでが電子カルテシステムの入れ替えです。
サポート体制や使い勝手など様々な面で、事前確認が必要です。
電子カルテシステムの入れ替えをする際には、それらの点に注意し、十分に検討したうえで行うようにしましょう。
株式会社ユヤマ
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