2022.09.20電子カルテ

電子カルテのリプレイス（ハード入れ替え）を実施するタイミングとは

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長く電子カルテを使用し続けていく上で、リプレイス（ハード入れ替え）はいつ行えばいいでしょうか？

本記事では電子カルテのリプレイス（ハード入れ替え）実施のタイミングについてご紹介します。

電子カルテのリプレイスを実施するタイミング
部分的なリプレイス
おわりに

電子カルテのリプレイスを実施するタイミング

電子カルテのリプレイスは、下記のようなタイミングで実施されます。

ハード保守サービスの節目

電子カルテベンダーによって様々ですが、例えばハードウェアを仕入れし、自社開発のソフトウェアをインストール・セットアップして「システム一式」として販売されている電子カルテの場合、最初の仕入れ時に追加費用を支払うことによって一定期間（←5年間など）ハードウェアの保守対応にまつわる都度の費用負担（現地対応する技術員の出張料・技術料・交換した部品の実費代金など）が発生しないという付帯サービスを受けることになります。

購入したサービスの期間（5年間など）を満了したのちは、万が一の故障発生時にはその都度費用を支払って保守対応を受けます。期間が満了したからといって保守対応が受けられなくなるということではありませんが、都度の保守費用はどうしても割高となります。また、やがては部品在庫が枯渇してしまい、そもそも修理が実施できなくなります。

転ばぬ先の杖として、ハードウェア購入時に付帯されている保守サービス期間の満了に合わせて新しいハードウェアへと入れ替えを実施します。

経年劣化

ハード仕入れ時に購入したサービス期間を満了した途端に機器のあちこちで故障が発生し、全く使い物にならない状態に陥るというわけではありませんが、経年劣化により故障発生のリスク（と割高な保守費用負担のリスク、運用停止による臨時休院のリスクなど）は徐々に高まっていきます。ハード保守サービスの節目を目安のひとつとしつつも、故障発生時のこれら影響を見ながら「使えるところまで使い続ける」という考え方です。

リース契約の節目

電子カルテシステムを「買取り」ではなく「リース」で導入する場合はリース会社との契約の節目がリプレイス実施のタイミングとなります。契約満了に合わせて実施するか、先述の経年劣化のリスク評価を行いつつ、更に1年間の再リース契約を締結するかを判断します。

診療所の決算

診療所の決算に際しての言わば節税策として電子カルテのリプレイスを実施するという考え方です。経営状態によって実施の可否が変動しますし、電子カルテよりも優先して投資しなければならない他の機器設備が生じる可能性が常にありますが、タイミング良く実施することができれば経営効率に優れた投資となります。

部分的なリプレイス

「リース」ではなく「買取り」で電子カルテシステムを導入している場合は、先述の「ハード保守サービスの節目」と「経年劣化」の考え方を組み合わせて重要度の高い部分から順次リプレイスを実施するという方法もあります。例えば、「データを取り扱うメインサーバとサブサーバだけはハード購入時に付帯させた保守サービスの満了に合わせて（←例えば5年ごとに）入れ替えを実施する」、「第1診察室の端末は入れ替えを実施するが第2診察室の端末は入れ替えせずしばらく様子を見る」などのように優先順位を定めて必要なところからリプレイスしていくという方法です。

部分的なリプレイスの注意点

「必要なところから順次リプレイスしていく」ことの目的は「費用を最小限に抑えつつ納得のいく安心を獲得する」ことです。「経年劣化に起因する故障発生により修理完了まで使用できなくても何とか乗り切れそうなところはリプレイス実施を後回しにする」ことによってひとまずの費用を安く上げることです。

ここで注意が必要なのは、本当に「安上がり」になるのかをあらかじめしっかりと検討しておくことです。

ハードウェア一式をまとめてリプレイスすることによって、電子カルテベンダーからボリュームディスカウントを受けることができる場合があります。また、後回しにした端末もいずれはリプレイスを実施することになりますが、その際は端末購入費用に加えて「搬入・設置・設定」などの作業費用が改めて発生することになります。更に、購入時に付帯させた保守サービス満了ののち継続使用中に故障が発生した場合には先述の通り保守対応時に現地作業する技術員の出張料・技術料・交換した部品の実費代金などを都度支払うことになります。

「一式まとめてリプレイスしない」ことによってその場での金額を節約できたことと秤にかけて「納得できる」かどうかをしっかりと心決めする為に、必ず電子カルテベンダーの担当者に相談し、必要に応じて幾つかのパターンの見積やハード入れ替え手順の提案を受けるようにしましょう。

おわりに

電子カルテをリプレイスするタイミングは、ハード保守サービスの節目やリース契約の節目など、いくつかのポイントが存在します。

また、重要度の高いところから順に部分的にリプレイスする場合は、一式まとめてリプレイスする場合と比較して本当に「安上がり」になるのかをしっかりと検討しておく必要があります。

電子カルテベンダーの担当者に相談し、いくつかのパターンの見積もりや入れ替え手順の提案を受けるようにしましょう。

タグ : 電子カルテリプレイス