2021.04.09電子カルテ

【電子カルテコラム】予約管理システムの選び方

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「診察待ち時間や診療時間の効率化を目指したい」と言う方には予約管理システムの導入がおすすめです。

これまで紙を使って行っていた来院予約やその管理をデジタルに変えることで、時間がかかっていた作業を無くすことができます。

今回は、電子カルテに連携させる予約管理システムの選び方についてご紹介していきます。

予約管理システムとは

基本的にクリニックでは、「電話・WEB上・来院時に次回予約を取る」の3つの方法によって来院予約を取ることができます。

クリニックにとって予約のストレスを少しでも抑えられると、その分業務をスムーズに進めることができます。

予約管理システムでは、来院順に予約受付できたり日時指定によって来院予約が取れたりなど、患者さん一人一人の予約情報を被らないように振り分けて行ってくれます。

これにより患者さんの診療時間と待ち時間の短縮を目指すことができ、効率良く業務を進めることが可能になります。

また、医師も現在の予約状況を一目で把握することができます。

とくにクリニック向けの予約管理システムは、電子カルテとの連携がされやすく、効率的に活用できるものが多くあります。

予約管理をシステム化することによってクリニックの混雑の緩和を目指すことが期待でき、来院曜日や時間ごとに異なる患者さんの数を平均化させることも可能なのです。

そして何よりも「混みあった待合室で長時間待たされずに済む」ということが重要な患者サービスの向上であるということです。「患者の心身の負担を最小化する」「患者の一日の行動スケジュール配分を最適化する」「患者同士の感染リスクを最大限回避する」ことは今後ますます医療機関にとって大きな責務となっていくでしょう。

予約管理システムの選び方

予約管理システムの選び方をいくつかご紹介します。

電子カルテとの連携ができるかどうか

予約管理システムの導入を検討する際には、電子カルテとの連携がとれるかどうかを確認しておきましょう。

連携済の予約管理システムであれば問題ありませんが、連携実績の無い予約管理システムもあります。

後で連携できないタイプのものだということが分かって後悔する前に、導入前にはしっかりと確認を行っておいてください。

患者さんもスタッフも使いやすいデザインに

予約管理システムを選ぶ際には、スタッフはもちろんですが、一番は「患者さんが使いやすいかどうか」が非常に重要な項目となります。

患者さんは予約管理システムを来院の度に使用することになるため、「使いやすい見た目」である方が好まれます。

シンプルで分かりやすいものにすれば、患者さんも抵抗が少なく使うことができるでしょう。

キャンセルが発生した際にも対応しやすいか

患者さんの来院予約がキャンセルになった場合でも、すぐに対応できるかどうかも大切なポイントです。

紙での予約管理だとミスが発生したり、時間がかかってしまったりすることがあるため、予約管理システムで正確にキャンセル対応を進められるのが理想的と言えます。

ホームページへの導入しやすさ

多くのクリニックでは、自院のホームページで予約管理システムとのリンクを貼り来院予約を促しています。

クリニックにホームページ管理や運営の知識・実績があるというスタッフが居れば問題ありませんが、そうでない場合は予約管理システム業者に実装の依頼をする必要があります。

おわりに

今回は、電子カルテに連携させる予約管理システムの選び方についてご紹介しました。

医院・クリニックにとって複数の患者さんの来院予約をとったり管理したりすることは、時間がかかるうえ、ややこしくなりやすい作業です。

「予約管理システム」を電子カルテと連携させて活用すれば、これまでの負担を無くすことができます。

患者さんの待ち時間を減らし、効率良く業務を進めていきませんか？

タグ : 電子カルテ予約管理システム選び方